PROCESO ADMINISTRATIVO CON UNA MIRADA DESDE LA INNOVACIÓN

En la actualidad, el proceso administrativo, concebido por primera vez por el ingeniero Henri Fayol en su obra "Administration Industrielle et Générale" en 1916, sigue siendo el marco conceptual fundamental en las escuelas de negocios de todo el mundo. Este proceso, delineado por las funciones administrativas de planificación, organización, dirección, coordinación y control, ha evolucionado con el tiempo, fusionándose para formar lo que ahora conocemos como el proceso administrativo. Este último implica la planificación, dirección, organización y control para lograr la efectividad organizacion, en la medida que celebramos 108 años desde su creación, nos enfrentamos al desafío de conceptualizar el proceso administrativo en la era de la innovación, que implica la aplicación de nuevas ideas, tecnologías y enfoques para mejorar la productividad y la toma de decisiones en las organizaciones. Al considerar cómo incorporar la innovación en el proceso administrativo, destacamos varios elementos clave: 💎 Automatización y Tecnología: Implementamos sistemas de gestión empresarial (ERP) para integrar y automatizar procesos administrativos, junto con herramientas de colaboración en línea y plataformas de comunicación para mejorar la eficiencia en la coordinación de tareas. 💎Análisis de Datos y Business Intelligence: Aplicamos análisis de datos avanzados y herramientas de Business Intelligence para obtener insights significativos que respalden la toma de decisiones informadas y monitoreen el desempeño organizacional. 💎Gestión del Cambio: Integración de enfoques ágiles y flexibles para adaptarse rápidamente a los cambios, promoviendo una cultura que fomente la innovación y la aceptación del cambio entre los colaboradores. 💎Mejora Continua: Implementamos metodologías como Seis Sigma o Lean para identificar y eliminar desperdicios, reducir costos y mejorar la calidad, respaldado por la recopilación regular de retroalimentación de empleados y clientes. 💎Teletrabajo y Flexibilidad: Adoptamos políticas que permiten el teletrabajo y la flexibilidad laboral, junto con herramientas que respaldan la colaboración eficiente en equipos distribuidos. 💎Innovación en Modelos de Negocio: Exploramos nuevas formas de generar ingresos y adoptamos prácticas disruptivas que diferencian a la organización en el mercado. 💎Sostenibilidad y Responsabilidad Social: Integración de prácticas sostenibles en los procesos administrativos, comprometiéndonos con la responsabilidad social como parte integral de la estrategia empresarial. El desafío actual de la innovación en el proceso administrativo va más allá de adoptar tecnologías avanzadas; implica crear un entorno que fomente la creatividad, el aprendizaje continuo, la adaptabilidad y el respeto a la diversidad. La combinación de estas herramientas permitirá a las organizaciones mantenerse competitivas en un entorno empresarial en constante cambio.

Actualización respecto de la gestión del mantenimiento de Ascensores e instalaciones similares en Chile.

El DS N° 37 de 2015, modifica la Ordenanza General de Urbanismo y Construcción en materia de ascensores e instalaciones similares, actualmente en trámite de toma de razón ante la Contraloría General de la República. La normativa obliga a las comunidades, comités y administradores a prepararse ante estas exigencias. Lo que obligará a enfrentarse a planificaciones tanto financieras cómo de gestión del activo. En lo medular, la norma señala, que la principal responsabilidad que deben asumir las comunidades en este nuevo escenario es certificar los equipos periódicamente: cada 2 años en el caso de los edificios habitacionales y anualmente en el caso de edificios destinados a otros usos. Reforzando las obligaciones respecto de la mantención. Las comunidades y su administración deberán asumir que si no existe un contrato de mantención mensual, se imposibilitará el funcionamiento del ascensor.Y, a su vez, que estas revisiones solo las pueden hacer mantenedores acreditados en el Ministerio de Vivienda y Urbanismo, quienes en cada mantención deberán entregar un certificado actualizado de ese registro junto al informe de mantenciones realizadas.Las tareas de mantención que se deben desarrollar son las que indica el fabricante. En ese sentido, el mantenedor se debe regir por el plan anual de mantención y las especificaciones que haya determinado el fabricante al emitir los respectivos informes mensuales de mantención. El mantenedor estará obligado a detener el ascensor si a la instalación no se le han efectuado las reparaciones informadas previamente a los copropietarios. La administración debe tener una carpeta actualizada con las certificaciones realizadas según lo indica el fabricante. El administrador deberá poner a disposición del certificador dicha carpeta de ascensores, la que contendrá, entre otros aspectos, informes de mantención del período que corresponde a la certificación y copia de todas las certificaciones efectuadas al ascensor; plano general de ascensores; planos mecánicos y especificaciones técnicas de cada instalación de ascensor.

Hay que tener en consideración, sobre todo en el caso de comunidades más antiguas, esta norma significará un desafío, ya que deberán armar la carpeta y adelantarse a la puesta en vigor de la norma y comenzar a recopilar la información necesaria para su elaboración, que puede ser efectuada, por ejemplo, por un certificador o mantenedor certificado ante el Minvu. Esta carpeta debe contener toda la información de cada equipo de ascensor y tiene que ser ingresada junto a la primera certificación a la Dirección de Obras Municipales correspondiente al municipio donde está ubicado el edificio, en caso de tratarse de un edificio existente. Es importante tener claro que las certificaciones son independientes por cada equipo de ascensores y que por cada cambio o modernización que se haga a las instalaciones de ascensores, será exigible que ello sea con un instalador, mantenedor o certificador acreditado ante el Minvu. Un ascensor que no cumpla con la "certificación" -para lo cual es clave tener la la "carpeta de ascensores"- no podrá funcionar y las comunidades serían multadas por el Juez de Policía Local, partiendo desde las 50 UF hasta las 150 UF, según corresponda, y el ascensor quedará detenido hasta que no se regularice su situación. La primera certificación para edificios destinados a viviendas se debe realizar transcurrido 1 o 2 años contados desde la publicación del DS N° 37 de 2015 en el Diario Oficial, considerando para ello la fecha de recepción definitiva del edificio. Un año, en el caso de los edificios que tengan fecha de recepción municipal posterior al año 2000, y dos años para los edificios con fecha de recepción municipal anterior al año 2000. Para edificios destinados a otros usos, como sería comercio, servicios, salud, educación y otros, la primera certificación se debe realizar transcurrido 1 año, contado desde la publicación de ese DS N° 37. Paulo Durán Acevedo Administrador de Condominios paulo@inductiva.cl

Administración de Condominios y Edificios. Trabajo especializado y Altamente técnico.

Hoy según la Ley de Copropiedad´Inmobiliaria N°19.537 se entiende un condominio como los terrenos o construcciones, donde coexisten bienes que son de todos y bienes que son de cada propietario. Por lo general corresponden a edificios de departamentos o de casas que se han construido sobre un terreno común. También existen condominios donde coexisten terrenos de propiedad común y de propiedad exclusiva, éstos corresponden a condominios en extensión y están constituidos por casas. Pero también, pueden estar compuestos por Locales comerciales, llamados hoy Strep Center o Centros de Bodegajes y/o Sitios industriales, donde los propietarios, son dueños de cada una de las unidades y comuneros en los espacios comunes. Esto significa que la gestión de los mismos, hoy es altamente especializada y profesionalizada. El Administrador, por lo tanto, debe contar con sólidos conocimientos tanto en el ámbito del Management y la Gestión de Activos, que busquen maximizar en el tiempo el valor de la comunidad. Es por eso, que su trabajo, no se limita solamente, como las personas creen, al cobro de los gastos comunes y la gestión de los trabajadores, si no que a la Planificación Estratégica de los recursos que posee la comunidad. Entonces, cada día los requerimientos por parte de las comunidades es mayor. Ante este escenario, debemos formarnos como administrador de condominios en las técnicas de Facility Management, Finanzas, Normativa Legal, Gestión de Capital Humano, Gestión de emergencias y de seguridad, entre otros. Y responder a las demandas cada día más altas del mercado inmobiliario y las comunidades que administramos. PAULO DURÁN ACEVEDO (**) paulo@inductiva.cl (**) Ingeniero en Administración de Empresas, Magister (c) en Dirección Estratégica, Administrador de Condominios. Relator y Facilitador del curso de Administrador de Edificios y Condominios.

Recientemente, como consecuencia del escándalo financiero generado por la empresa La Polar que afectó tanto a la Bolsa como a las Administradoras Fondo de Pensiones AFP en Chile (en quienes todos confiamos nuestro futuro), me he dado cuenta que por más que en nuestra aulas tratamos de instalar en nuestros alumnos un proceder ético y socialmente responsable, veo que en el día a día, o lo que llamo el mundo real, el actuar diario de profesionales y directores de empresas, probablemente por exigencias “de la hiper competitividad del mercado”, carece de éste importante componente ético, olvidándose muchas veces que nuestras decisiones, siempre afectan a otros elementos del entorno (La TGS lo llama globalismo).

Hace unos años atrás un grupo de recién licenciados de Harvard Bussiness School preocupados por la creciente desconfianza de los ciudadanos hacia las empresas y los empresarios, como consecuencia de los fraudes de grandes empresas que afectaron sin lugar a dudas a la sociedad. Redactaron un juramento, al que ya se han sumado unos 5000 directivos de todo el mundo, orientando y convirtiendo su actuar y accionar diario en conductas éticas de todas sus decisiones empresariales, independientemente del sector en el que se desarrollen, buscando un equilibrio en la dupla Empresa-Sociedad.

El juramento, señala lo siguiente:

Como un líder, gestor o persona que participará activamente en los negocios de mi empresa, reconozco que tengo un papel importante en la sociedad. Mi objetivo es gestionar a las personas y administrar los recursos empresariales para crear un valor en el que ninguna persona pueda establecer solo. Hoy y mañana mis decisiones afectan el bienestar de los individuos dentro y fuera de mi empresa.
Por lo tanto, les prometo que:

• Voy a gestionar mi empresa con lealtad y cuidado. No avanzarán mis intereses personales a costa de someter a mi empresa o a la sociedad.

• Entiendo y apoyo, en letra espíritu, las leyes y contratos que rigen mi conducta y la de mi empresa con la sociedad.

• Me abstendré de la corrupción, la competencia desleal, o las prácticas comerciales perjudiciales que afecten a mi empresa o sociedad.

• Voy a proteger los derechos humanos y la dignidad de todas las personas que gestiona mi empresa, y voy a oponerme a la discriminación y la explotación.

• Voy a proteger el derecho de las generaciones futuras para que avancen en su nivel de vida y disfruten de un planeta sano.

• Me informaré de los resultados y los riesgos que ha contraído de mi empresa de forma fiable y honesta.

• Voy a invertir en mi propio desarrollo y en de los demás, ayudaré a la profesión de administración y seguiré avanzando para crear una prosperidad sostenible e incluyente.

En el ejercicio de mis funciones profesionales de acuerdo a estos principios, reconozco que mi conducta ha de dar ejemplo de integridad, lo que provocará confianza y la estima de los que trabajo. Voy a seguir rindiendo cuentas a mis compañeros y a la sociedad por mis acciones y por la defensa de este JURAMENTO. Tomo este juramento libremente, y por mi honor

Es bueno, que cada cierto tiempo y cada vez que nos capacitemos u obtengamos un título o grado relacionado con el management y los negocios, hagamos voto de éste juramento, quizás así, tendríamos un actuar más ético y socialmente responsable, tomando el peso que nuestras conductas y decisiones, la mayoría de las veces puede afectar a alguien de la sociedad.

PAULO DURÁN ACEVEDO
INGENIERO EN ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
MAGISTER © EN DIRECCIÓN ESTRATÉGICA DE MARKETING Y VENTAS